Ολοκληρωμένο σύστημα παραγγελιών και πληρωμών για εστιατόριο: γιατί η απόδειξη πρέπει να ακολουθεί την κάρτα

Σάββατο, 22:10. Το τραπέζι 9 πληρώνει με κάρτα, ο σερβιτόρος περνάει το POS και η απόδειξη θα βγει «σε ένα λεπτό» από την ταμειακή στο μπαρ. Αυτό το λεπτό είναι πλέον το ακριβό σημείο. Αν ψάχνεις ολοκληρωμένο σύστημα παραγγελιών και πληρωμών για εστιατόριο, η σύντομη απάντηση είναι: διάλεξε ένα όπου η παραγγελία, η πληρωμή με κάρτα και η απόδειξη myDATA βρίσκονται στην ίδια εγγραφή, ώστε να μη χρειάζεται να τα ταιριάζει κανείς με το χέρι. Στη Scanby αυτό είναι το Order + Pay, 35,97 €/μήνα (28,97 €/μήνα με ετήσια χρέωση): παραγγελίες πελατών με QR, παραγγελιοληψία προσωπικού, πληρωμές με κάρτα και αυτόματες αποδείξεις στην ΑΑΔΕ σε ένα σημείο.

Γιατί τώρα; Από τις αρχές Οκτωβρίου 2026 η ΑΑΔΕ κάνει σαρωτικούς ελέγχους στην εστίαση για να διαπιστώσει αν κάθε τερματικό POS είναι διασυνδεδεμένο με την ταμειακή.

Δεν είναι νομική συμβουλή· την τελική κουβέντα για το setup σου την έχει ο λογιστής σου. Το πρακτικό δίδαγμα όμως είναι απλό: το κενό ανάμεσα στο «χρεώθηκε η κάρτα» και στο «κόπηκε η απόδειξη» είναι ακριβώς αυτό που ελέγχεται.

---

Τι πρέπει να καλύπτει ένα ολοκληρωμένο σύστημα παραγγελιών και πληρωμών

1. Κάθε τρόπο που έρχεται η παραγγελία

   QR του πελάτη στο τραπέζι, κινητό του σερβιτόρου, ταμείο. Αν ένας από τους τρεις μένει σε άλλο εργαλείο, γυρνάς στην ξαναπληκτρολόγηση.

2. Η κουζίνα τη βλέπει αμέσως

   Ζωντανός πίνακας παραγγελιών, ήχος νέας παραγγελίας και τυπωμένο δελτίο αν οι μάγειρες θέλουν χαρτί.

3. Ο λογαριασμός ξέρει την παραγγελία

   Ο διαχωρισμός λογαριασμού ξεκινά από ό,τι παραγγέλθηκε, όχι από το κομπιουτεράκι.

4. Πληρωμή και απόδειξη μαζί

   Κάρτα, IRIS ή μετρητά, και η φορολογική απόδειξη εκδίδεται και πηγαίνει στην ΑΑΔΕ χωρίς δεύτερο βήμα.

5. Τέλος μήνα χωρίς κούτα με χαρτιά

   Ο λογιστής παίρνει τα παραστατικά της περιόδου χωρίς να μαζεύεις PDF.

Ένα τραπέζι από την αρχή ως το τέλος, με Scanby Order + Pay

Τέσσερις τουρίστες κάθονται στη βεράντα και σκανάρουν το QR του τραπεζιού. Το μενού ανοίγει στον browser, στη γλώσσα τους, χωρίς app. Παραγγέλνουν δύο πιάτα μόνοι τους και μετά φωνάζουν τον σερβιτόρο για κρασί, που το προσθέτει από το κινητό. Η προστασία τοποθεσίας δέχεται την παραγγελία μόνο αν το κινητό είναι ακόμη κοντά στο QR που σκάναρε, άρα ένα φωτογραφημένο QR δεν στέλνει παραγγελίες από τον δρόμο.

Η κουζίνα βλέπει και τις δύο παραγγελίες στον ζωντανό πίνακα ή ως δελτίο μέσω Scanby Print. Στο τέλος το τραπέζι θέλει χωριστούς λογαριασμούς. Ο σερβιτόρος χωρίζει την παραγγελία ανά είδος: δύο πληρώνουν στο τερματικό Viva, ένας με QR από το δικό του κινητό, ένας με μετρητά. Κάθε μερίδιο παίρνει δική του απόδειξη, που διαβιβάζεται αυτόματα στην ΑΑΔΕ, χωρίς ημερήσιο Ζ. Στο ιστορικό πληρωμών κάθε πληρωμή δείχνει την κατάστασή της, το Viva transaction id και τη συνδεδεμένη απόδειξη.

Στο τέλος του μήνα ο οδηγός εξαγωγής τριών βημάτων στέλνει στον λογιστή λογιστικό φύλλο και τα PDF, και μπορεί να το κάνει αυτόματα κάθε μήνα.

Το φθηνότερο εργαλείο συμμόρφωσης είναι αυτό όπου η απόδειξη δεν μπορεί να ξεφύγει από την πληρωμή.

Όλα σε ένα ή χωριστά εργαλεία;

Διάλεξε Order + Pay (35,97 €/μήνα) αν οι πελάτες παραγγέλνουν με QR, το προσωπικό παίρνει επίσης παραγγελίες και χρεώνεις κάρτες στο τραπέζι. Αυτή είναι η πλήρης ροή.

Διάλεξε Waitor + Pay (31,98 €/μήνα) αν δεν θέλεις καθόλου QR προς τον πελάτη, μόνο παραγγελιοληψία που και χρεώνει.

Διάλεξε μόνο το Scanby Pay (26,99 €/μήνα) αν δεν χρειάζεσαι ψηφιακές παραγγελίες και θέλεις απλώς ταμειακή στο cloud με κάρτες. Μαζί με Waitor ή Order, το Pay κοστίζει 12,99 €/μήνα.

Κράτα το κλασικό POS σου αν βασίζεσαι σε αναλυτική διαχείριση αποθήκης ή διασυνδέσεις που η Scanby δεν προσφέρει, ή αν ο χώρος δεν έχει αξιόπιστο ίντερνετ. Πληρωμές και αποδείξεις σε σύστημα cloud θέλουν σύνδεση· οι παραγγελίες του προσωπικού συνεχίζουν εκτός σύνδεσης και συγχρονίζονται μετά, η χρέωση όμως όχι.

Χρειάζομαι νέο εξοπλισμό;

Δεν απαιτείται εξοπλισμός. Οι πληρωμές γίνονται μέσω Viva, είτε με mobile POS σε κινητό Android είτε με τερματικό Viva, και ο εκτυπωτής αποδείξεων ή παραγγελιών είναι προαιρετικός. Ό,τι κι αν χρησιμοποιείς, άνοιξε το «Μητρώο POS» στο myAADE και έλεγξε ότι κάθε τερματικό σου εμφανίζεται διασυνδεδεμένο. Είναι έλεγχος πέντε λεπτών που αξίζει να γίνει αυτή την εβδομάδα.